Règlementation
Sommaire
Inscription
L'inscription à l'Université est obligatoire pour l'année en cours (du 1er octobre au 30 septembre). Les soutenances qui ont lieu du 1er au 31 decembre sont enregistrées au titre de l'année écoulée et ne nécessitent pas une nouvelle inscription.Rédaction du mémoire
La rédaction du mémoire est l'une des formations apportées par le doctorat et constitue une part essentielle du travail de thèse.Le temps s'écoulant entre le début de la rédaction et la soutenance est en moyenne de l'ordre de 6 mois.
- Le mémoire doit montrer les capacités du candidat à présenter l'objectif de son étude, faire l'état de l'art sur la question, situer son travail dans le contexte international, exposer la méthodologie, développer les différents aspects de son travail.
Ses capacités à rédiger seront utiles au docteur au cours de sa vie professionnelle, qu'elle se réalise dans le milieu académique ou en entreprise. - La forme traditionnelle du mémoire est constituée de différents chapitres que le doctorant s'attachera à articuler entre eux.
Il présentera une synthèse critique des résultats obtenus avant de proposer des conclusions et des perspectives.
Le mémoire pourra intégrer des articles publiés ou acceptés pour publication dans des revues reconnues dans le domaine de recherche du doctorant à condition :
- qu'il en soit l'artisan principal et qu'il précise, dans le cas d'articles co-signés, sa contribution qui doit être significative,
- qu'ils correspondent à des contributions scientifiques originales,
- que ces articles soient précédés, dans le mémoire de thèse, d'une présentation substantielle montrant comment ils s'intègrent dans le travail de thèse,
- que les parties nécessaires à la compréhension générale du mémoire mais qui ne peuvent pas paraître dans les journaux scientifiques soient fournies (techniques ou méthodes d'analyse spécifiques, données supplémentaires, etc.).
Dans le cas où de larges passages du manuscrit seraient constitués d'articles, il est demandé un travail de rédaction d'au minimum 40 pages introduisant le sujet, présentant l'état de l'art et toute partie ne figurant pas dans les articles mais étant nécessaire à la compréhension de l'ensemble, liant les articles entre eux et concluant sur les objectifs atteints et les perspectives.
Des publications ne sauraient, en aucun cas, représenter à elles seules la thèse elle-même.
N.B. : Si vous décidez d'inserer une publication non encore accepté, vous courez le risque que celle-ci soit refusé par le journal.
Vous trouverez la page de garde de la thèse de l'université de Grenoble Alpes dans votre espace adum.
Langue de rédaction
La langue de rédaction est normalement le français. Des DEROGATIONS sont actuellement accordées dans les cas suivants :- La thèse se déroule dans le cadre d'une co-tutelle dont la convention prévoit la langue pour le mémoire et la soutenance.
- Le doctorant est étranger et connaît de réelles difficultés dans la maîtrise du français écrit et / ou parlé.
- Le doctorant fait sa thèse dans le cadre des grands instruments (ILL, ESRF, IRAM, LCMI, EMBL…).
Sur demande écrite et motivée du doctorant, visée par le directeur de thèse et adressée à l'Ecole Doctorale avant ou au moment de l'inscription en troisième année de thèse,
la rédaction du mémoire pourra être faite dans une langue, autre que le français, qui soit comprise par l'ensemble du jury de thèse (cas des thèses en co-tutelles, en co-direction, etc.).
Il devra dans ce cas satisfaire aux obligations décrites ci-dessus.
Le mémoire contient obligatoirement un résumé rédigé en français et en anglais.
Dépôt électronique de la thèse dans ADUM et détection de plagiat
Le dépôt électronique de votre thèse dans l'ADUM doit être fait au plus tard 4 semaines avant soutenance.L’établissement UGA met à la disposition du doctorant et du directeur de thèse le logiciel de détection du plagiat appelé Compilatio . Le doctorant fera parvenir le rapport fourni par le logiciel au secrétariat de l’ED au moment du dépôt de son manuscrit de thèse sur l’ADUM avec la déclaration de l'auteur signée qui est téléchargeable sur votre compte ADUM.Vous devez obtenir ce rapport de plagiat avec l'aide de votre directeur de thèse (qui a accès au logiciel compilatio) selon la procédure indiquée ci-dessous.
- Se connecter sur le site suivant Compilatio (Utiliser votre mot de passe ldap - celui que vous utilisez pour wifi campus par exemple)
- Analyser votre document de thèse au format pdf (le fichier doit faire moins de 20Mo) selon la documentation jointe.
- Imprimer la page qui indique le pourcentage de plagiat pour chaque chapitre de la thèse (ceci fait office de rapport de plagiat) et y ajouter des explications si besoin.
Autorisation à soutenir
L’autorisation de soutenance est délivrée si : (i) le doctorant a satisfait au nombre minimum d’heures de formations réparties dans les 3 types de formations préconisées par le CED (120 HF), (ii) le doctorant est à jour sur sa page personnelle ADUM (publications, communications,…), et (iii) les rapports des deux rapporteurs autorisent la soutenance.L'autorisation de présenter en soutenance une thèse est accordée par le chef d'établissement, après avis du directeur de l'école doctorale, sur proposition du directeur de thèse.
Jury
L’arrêté ministériel portant sur la formation doctorale est entré en vigueur le 25 mai 2016. Il précise le rôle des directeurs ou co-directeurs de thèse quand ils participent au jury.I. Choix des rapporteurs
Les deux rapporteurs doivent être HDR, ou équivalents HDR(1,2), extérieurs au site Grenoble Alpes, au laboratoire et à l’ED d’inscription du doctorant, et ne pas être impliqués dans la thèse (pas de participation à l’encadrement scientifique de la thèse, pas de publication commune avec le doctorant). Dans le cas d'une co-tutelle, ils ne peuvent pas appartenir aux établissements signataires de la convention sauf clause spécifique mentionnée dans ladite convention.
Il peut être fait appel à des rapporteurs appartenant à des établissements d'enseignement supérieur ou de recherche étrangers. Dans ce cas là, assurez -vous que ce rapporteur à l'Equivalent HDR (Necéssité d'avoir déjà encadré des doctorants) ou un titre de professeur.
Un rapporteur ne doit pas avoir participé aux travaux de la thèse. Il doit être un expert dans le domaine et apporter un oeil neuf.
Les membres du comité de suivi individuel (CSI), ne peuvent pas être rapporteurs, mais ils peuvent faire partie du jury en tant qu' examinateurs et président du jury.
Les rapporteurs font connaître leur avis par des rapports écrits sur la base desquelles le directeur de l'école doctorale autorise la soutenance.
Ces rapports sont communiqués au jury et au candidat avant la soutenance.
Prévoir l'envoi du manuscrit aux rapporteurs 2 mois avant la soutenance, afin de recevoir les rapports 1 mois avant la date de soutenance.
Les rapporteurs peuvent ne pas faire partie du jury de soutenance.
II. Règles de composition du jury de soutenance de thèse
1. Le jury doit comporter au moins 4 membres et 8 au maximum (directeur de thèse compris) dont au moins la moitié de personnalités extérieures à l’établissement d’inscription du doctorant, aux structures rattachées, au laboratoire et à l’Ecole doctorale du doctorant et au moins la moitié de membres Professeurs des Universités (PR) ou Professeurs Assimilés (PRA) (2). Le nombre de membres du Jury prenant part à la décision est au minimum de 3 ; le directeur (le cas échéant, le co-directeur) ne prend pas part à la délibération du jury.2. Le jury doit comporter au moins un enseignant-chercheur de l’UGA, maître de conférences HDR ou professeur des universités, qui n’a pas participé à l’encadrement de la thèse.
3. Le jury doit comporter au moins un membre ayant le statut de Professeur des Universités (3) ou de son équivalent dans une université étrangère (4).
4. Une personnalité non académique titulaire d’un doctorat peut être membre du jury. S’il n’est pas docteur, cette personnalité ne pourra participer à la soutenance qu’en qualité de membre invité.
Des dérogations restent possibles à titre exceptionnel, à la condition que cette dernière ne soit pas impliquée dans la thèse. Ces dérogations nécessiteront un CV complet de cette personnalité et un argumentaire détaillé du directeur de thèse.
5. Sauf exception ou cas particulier, les co-encadrants(5) de thèse ne peuvent participer à la soutenance qu’en qualité d’invité. Leur rôle dans l’équipe d’encadrement lors de la préparation de la thèse doit être précisé sur la couverture de thèse et dans toute communication relative à la soutenance. Ils ne sont pas pris en compte dans le décompte des membres du jury et donc dans les ratios. Ils pourront être amenés à intervenir lors de la soutenance de thèse, sur invitation du Président du jury.
Recommandation
Il est très fortement conseillé de constituer un jury comptant au moins 5 membres (dont le directeur de thèse) avec au moins 3 extérieurs et 3 PR ou PRA.Ratio entre membres extérieurs et locaux
6. Le jury doit être composé, pour au moins la moitié, de membres extérieurs, c'est-à-dire non rattachés à une structure du site de Grenoble Alpes et à une ED du site, et n'ayant pas été impliqués dans la thèse.
7. Si le directeur ou le co-directeur de thèse sont membres du jury de thèse, ils sont pris en compte dans les ratios, en tant que membres locaux du jury.
8. Un co-directeur (5) de thèse rattaché à une structure externe au site grenoblois et externe à l’ED pourra être membre du jury de thèse. Il sera pris en compte dans les ratios comme membre local.
9. Une personnalité non académique (même grenobloise) est extérieure si elle n'est pas impliquée dans la thèse.
Ratio PRA/non PRA
10. Le jury doit être composé pour au moins la moitié de professeurs ou professeurs assimilés. Les professeurs et chercheurs en situation de détachement hors de leurs corps d’origine n’entrent pas dans le quota des 50% de professeurs des universités ou assimilés et ne peuvent pas être présidents du Jury de soutenance de doctorat, sauf lorsque ceux-ci sont détachés dans un corps dont les membres sont assimilés à des professeurs des universités. Le cas particulier des personnels relevant d’établissements avec lesquels l’UGA a passé des conventions est visé par le point 14 ci-dessous.
11. Un membre émérite (PR, DR ou MCF) peut faire valoir son diplôme (HDR) pour être rapporteur ou examinateur pour une thèse. En revanche, il ne peut pas faire valoir son rang PR ou PRA. En conséquence, il ne peut pas être président du jury.
12. Un professeur honoraire ou retraité peut être examinateur dans un jury, mais ne peut pas être rapporteur ou président du jury.
Cas particuliers
13. Un CV bref (mentionnant, en particulier, les encadrements de thèse et le titre académique exact dans le pays d’exercice(4)) est demandé pour chaque personnalité étrangère, ou chaque personnalité choisie en raison de son expertise, en dehors du monde académique pour pouvoir
juger de leur statut dans le jury.
14. Conformément à la convention de coopération entre l’UGA et le CEA datée du 15 Juillet 2020, en conformité avec l’article 6 du décret 92-70, les Ingénieurs de niveau E5 (et plus) titulaires d’une HDR et bénéficiant du titre de chercheur-enseignant de l’UGA (enseignant un minimum de 32 heures EqTD par an) seront considérés comme PRA, ainsi que ceux exerçant leurs fonctions dans des unités de recherche des établissements publics d'enseignement supérieur relevant du ministre chargé de l'enseignement supérieur et ceux membres d'un des conseils qui assurent l'administration des établissements publics d'enseignement supérieur relevant du ministre chargé de l'enseignement supérieur ou des composantes des universités.
Présidence
15. Le président du jury est PR ou PRA, doit être en exercice dans une Université ou une UMR, ou membre d’un EPST. Il ne peut pas être un encadrant de la thèse.
III. Parité
La composition du jury doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes (Art. 18 de l’arrêté de mai 2016). Cet équilibre étant difficilement atteignable dans certaines disciplines, un objectif raisonnable est qu'il y ait au moins une femme et un homme dans chaque jury.
Un bilan sera régulièrement fait pour détecter d'éventuelles dérives et s'assurer que statistiquement la représentation en genre dans les jurys est comparable à celle des sections CNU concernées.
IV. Thèses en cotutelle
Pour les thèses en cotutelle, les règles ci-dessus peuvent être assouplies. En particulier, la proportion de membres extérieurs pourra être plus faible (au moins 1/3). En revanche, sauf cas très particulier ayant été mentionné dans la convention, il convient de respecter les règles concernant les rapporteurs (2 HDR ou équivalent extérieurs) et la proportion de PR ou PRA. Dans le cas de co-tutelle, un directeur ou co-directeur de l’université partenaire est considéré comme membre local.
Usage de la visio-conférence
L’usage de la visio-conférence est régi par l’article 2 de l’arrêté du 27 octobre 2020.
« A titre exceptionnel, le président ou le directeur de l’établissement, après avis du directeur de l’école doctorale, sur proposition du directeur de thèse, peut autoriser le doctorant et les membres du jury,
en totalité ou partiellement, à participer à la soutenance de thèse par tout moyen de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective continue et simultanée aux débats ainsi que la confidentialité des délibérations du jury. Les moyens techniques
mis en œuvre s’efforcent d’assurer la publicité des débats ».
La demande de la visio-conférence totale sera faite au moment du dépôt du dossier de soutenance via le formulaire dédié.
En cas de visio-conférence partielle (à mentionner sur le formulaire de proposition de jury), il est rappelé que le président du jury et le doctorant doivent être physiquement dans la même salle.
La soutenance
V. Délibération
La délibération doit se tenir en deux phases :
- La première, pendant laquelle l’ensemble des membres du jury pourra apporter les éléments supplémentaires utiles.
- La seconde, lors de laquelle les membres de la direction de thèse peuvent être invités par le président du jury à quitter la salle de délibération ou, si ils sont autorisés à rester, à ne pas intervenir pour la décision finale d'attribution du diplôme.
Ces règles seront jointes au dossier de soutenance pour transmission au président du jury qui conduira les discussions selon les pratiques qu'il jugera appropriées.
VI. Signatures du PV et rapport de soutenance
1. Le PV de soutenance est signé par les membres du jury hors directeur(s) de thèse.
2. Le rapport de soutenance est signé par l'ensemble des membres du jury. Le rapport doit porter la mention "La décision d'admission a été prise par les membres du jury hors les directeurs de thèse, encadrants invités et invités, non délibérants".
3. Les invités ne signent ni le PV ni le rapport de soutenance.
4. Lorsqu'un membre du jury a utilisé la visioconférence, le Président indique sur le PV "Visioconférence" et signe pour ordre "P.O. M. Untel", donc en lieu et place du membre distant. Concernant le rapport de soutenance, le président signe pour ordre en indiquant "P.O. M. Untel".
La demande de dérogation pour participation au jury par visioconférence doit être établie avant la soutenance, et jointe au PV de soutenance. Les signatures "P.O. M. Untel" ont même valeur que les signatures des membres présents.
5. Un membre absent lors de la soutenance (sans visioconférence) ne signe ni le PV ni le rapport. Le Président indique "Absent" sur le PV.
6. Toute modification manuscrite des fonctions, grades, adresses des membres du jury est strictement interdite (6).
7. Le PV devra faire apparaître clairement le lieu et l’heure de la soutenance.
VII. Gestion des absences de membre(s) du jury.
Principe général : l'utilisation de la visioconférence est à privilégier, dans les limites fixées au
paragraphe V.
Absence de membre(s) du jury de soutenance sans possibilité de visioconférence :
1. Si les contraintes de validité du jury sont toujours respectées, la soutenance peut avoir lieu. Les membres absents sont déclarés comme tels sur le PV de soutenance et ne signent pas le PV.
2. Si, compte-tenu des absences annoncées, le jury n'est plus valide et si le temps le permet, il est possible de modifier sa composition pour en rétablir la validité. La nouvelle composition devra être communiquée le plus tôt possible à l'ED pour validation par l'établissement et édition du nouveau PV de soutenance pour signature à l'issue de celle-ci.
3. Si l'absence inopinée d'un membre du jury est déclarée peu avant la soutenance sans possibilité de le remplacer pour assurer la validité du jury, la participation à la soutenance par téléphone est tolérée. Le président applique la même procédure qu'en cas de visioconférence.
4. Dans la situation précédente, si la solution téléphonique n'est pas possible, la soutenance devra
être reportée.
Des exemples de constitution de jury sont fournis à l’Annexe 2.
Notes et Annexes
(1)
a. L’équivalence HDR d'un enseignant-chercheur étranger est acquise par défaut pour les collègues étrangers dont les fonctions sont équivalentes à PR (document « Arrêté du 10/2/2011 »). Un CV mentionnant au minimum le statut exact et le bilan des activités de
recherche et d’encadrement doctoral de ces collègues est requis lors de la constitution du dossier de soutenance.
b. Pour les collègues n’entrant pas dans cette catégorie : L’évaluation de la légitimité d’un collègue étranger à rapporter sur une thèse doit être analysée par le comité HDR de l’ED dont relève la thèse. Ce dernier est le plus à même de statuer sur l’adéquation entre le dossier du
collègue d’une part et ce qui est requis d’autre part pour être autorisé à soutenir une HDR au sein de cette ED.
Exemple de critères pouvant servir de base d’analyse :
- Une dizaine d'années d'expérience en R&D,
- Bon dossier de publications
- Expériences d'encadrement doctoral, attestées e.g. par des publications avec les doctorants.
- Pertinence du CV pour le domaine spécifique lié à la thèse
(2) La qualité de Professeur des universités ou assimilé (PRA) pour un Jury de soutenance de
doctorat à l’Université Grenoble-Alpes est définie sur la base de l’arrêté du 15 juin 1992.
(3) Au sens du Décret n°92-70 du 16 janvier 1992 relatif au Conseil national des universités
(4) Pour les personnalités étrangères : titre exact dans la langue d’origine et équivalence au titre de l’arrêté du 10/2/2011.
(5) Le statut de directeur ou co-directeur de thèse ne peut être donné qu’à un PR ou assimilé, à une personnalité titulaire de l’HDR, ou bénéficiant d’une dérogation ponctuelle instruite par la Commission des Dispenses et Dérogations Doctorales (CD3) après avis du comité HDR de
l’ED de rattachement du doctorant, et validée par la commission de la recherche du conseil académique (article 16 de l’arrêté du 25 mai 2016). Toute personne encadrant la thèse et ne respectant pas ces conditions est considérée comme un co-encadrant.
(6) En cas d’erreur constatée dans les noms, fonctions, grades ou adresse d’un ou plusieurs membres du jury, le président peut faire la demande de correction(s) sur une feuille séparée. Un changement dans le grade ou la fonction d’un membre du jury peut conduire à remettre
en cause la validité du jury.
Annexe1 : Liste des textes réglementaires ayant servi à rédiger ce document
• Décret n°84-431 du 6 juin 1984 fixant les dispositions statutaires communes applicables
aux enseignants-chercheurs et portant statut particulier du corps des professeurs des
universités et du corps des maîtres de conférences.
- Décret n°92-70 du 16 janvier 1992 relatif au Conseil national des universités
- Arrêté du 15 juin 1992 fixant la liste des corps de fonctionnaires assimilés aux professeurs des universités et aux maîtres de conférences pour la désignation des membres du Conseil national des universités
- Arrêté du 10 février 2011 relatif à la grille d'équivalence des titres, travaux et fonctions des enseignants-chercheurs mentionnée aux articles 22 et 43 du décret n° 84-431 du 6 juin 1984 fixant les dispositions statutaires communes applicables aux enseignants-chercheurs et portant statut particulier du corps des professeurs des universités et du corps des maîtres de conférences
- Arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat
- Arrêté du 27 octobre 2020 relatif au recours à la vidéo-conférence pour la présentation des travaux dans le cadre d'une habilitation à diriger des recherches et d'une soutenance de thèse
Annexe 2 : Exemples de constitution de jury
Exemple 1 : Soit un jury standard avec 5 membres dont le directeur de thèse. Il y a donc au minimum 3 extérieurs et 3 PR ou PRA. Si un membre extérieur est absent, le jury reste valide avec 4 membres dont 2 extérieurs et au moins 2 PR ou PRA.
Exemple 2 : Soit un jury avec 6 (8) membres dont 3(4) extérieurs. En cas d'absence d'un extérieur, un membre interne (par exemple le directeur de thèse) doit se retirer du jury. La condition sur les PR ou assimilé doit être remplie.
Exemple 3 : Soit un jury avec 4 membres dont 2 extérieurs. Si un membre extérieur est absent (même un rapporteur), la soutenance est reportée. Si un membre interne est absent, il pourra être remplacé au pied levé par un autre membre interne, sous réserve d’accord du directeur de l’ED et de l’équilibre PR et PRA.
