Règlementation



Inscription

L'inscription à l'Université est obligatoire pour l'année en cours (du 1er octobre au 30 septembre). Les soutenances qui ont lieu du 1er au 31 decembre sont enregistrées au titre de l'année écoulée et ne nécessitent pas une nouvelle inscription.

Rédaction du mémoire

La rédaction du mémoire est l'une des formations apportées par le doctorat et constitue une part essentielle du travail de thèse.
Le temps s'écoulant entre le début de la rédaction et la soutenance est en moyenne de l'ordre de 6 mois.
  • Le mémoire doit montrer les capacités du candidat à présenter l'objectif de son étude, faire l'état de l'art sur la question, situer son travail dans le contexte international, exposer la méthodologie, développer les différents aspects de son travail.
    Ses capacités à rédiger seront utiles au docteur au cours de sa vie professionnelle, qu'elle se réalise dans le milieu académique ou en entreprise.
     
  • La forme traditionnelle du mémoire est constituée de différents chapitres que le doctorant s'attachera à articuler entre eux.
    Il présentera une synthèse critique des résultats obtenus avant de proposer des conclusions et des perspectives.

Le mémoire pourra intégrer des articles publiés ou acceptés pour publication dans des revues reconnues
dans le domaine de recherche du doctorant à condition :

  • qu'il en soit l'artisan principal et qu'il précise, dans le cas d'articles co-signés, sa contribution qui doit être significative,
  • qu'ils correspondent à des contributions scientifiques originales,
  • que ces articles soient précédés, dans le mémoire de thèse, d'une présentation substantielle montrant comment ils s'intègrent dans le travail de thèse,
  • que les parties nécessaires à la compréhension générale du mémoire mais qui ne peuvent pas paraître dans les journaux scientifiques soient fournies (techniques ou méthodes d'analyse spécifiques, données supplémentaires, etc.).

Dans le cas où de larges passages du manuscrit seraient constitués d'articles, il est demandé un travail de rédaction d'au minimum 40 pages introduisant le sujet, présentant l'état de l'art et toute partie ne figurant pas dans les articles mais étant nécessaire à la compréhension de l'ensemble, liant les articles entre eux et concluant sur les objectifs atteints et les perspectives.
Des publications ne sauraient, en aucun cas, représenter à elles seules la thèse elle-même.

Vous trouverez la page de garde de la  thèse de l'université de Grenoble Alpes dans votre espace adum .
 
Nous vous recommandons la lecture de cet édito sur l'art et la manière de rédiger son manuscrit de thèse (et plus largement un manuscrit scientifique) :
Reflexions sur l'ecriture d'un manuscrit de thèse (lien mort)


Langue de rédaction

La langue de rédaction est normalement le français. Des DEROGATIONS sont actuellement accordées dans les cas suivants :

  • La thèse se déroule dans le cadre d'une co-tutelle dont la convention prévoit la langue pour le mémoire et la soutenance.
  • Le doctorant est étranger et connaît de réelles difficultés dans la maîtrise du français écrit et / ou parlé.
  • Le doctorant fait sa thèse dans le cadre des grands instruments (ILL, ESRF, IRAM, LCMI, EMBL…).

Dans ces cas particuliers, une introduction et une conclusion substantielles ainsi qu'un résumé de chaque chapitre sont rédigés en français et insérés dans le mémoire (5 à 10 pages environ)

Sur demande écrite et motivée du doctorant, visée par le directeur de thèse et adressée à l'Ecole Doctorale avant ou au moment de l'inscription en troisième année de thèse,
la rédaction du mémoire pourra être faite dans une langue, autre que le français, qui soit comprise par l'ensemble du jury de thèse (cas des thèses en co-tutelles, en co-direction, etc.).
Il devra dans ce cas satisfaire aux obligations décrites ci-dessus.

Le mémoire contient obligatoirement un résumé rédigé en français et en anglais.


Dépot électronique de la thèse dans ADUM et detection plagiat

Le dépôt électronique de votre thèse dans l'ADUM doit être fait au plus tard 4 semaines avant soutenance.

L’établissement UGA met à la disposition du doctorant et du directeur de thèse le logiciel de détection du plagiat appelé Compilatio . Le doctorant fera parvenir le rapport fourni par le logiciel au secrétariat de l’ED au moment du dépôt de son manuscrit de thèse sur l’ADUM avec la déclaration de l'auteur signée qui est téléchargeable sur votre compte ADUM.Vous devez obtenir ce rapport de plagiat avec l'aide de votre directeur de thèse (qui a accès au logiciel compilatio) selon la procédure indiquée ci-dessous.

  • Se connecter sur le site suivant http://compilatio.net/sso/ldap/grenoble (Utiliser votre mot de passe ldap - celui que vous utilisez pour wifi campus par exemple)
  • Analyser votre document de thèse au format pdf (le fichier doit faire moins de 20Mo) selon la documentation jointe.
  • Imprimer la page qui indique le pourcentage de plagiat pour chaque chapitre de la thèse (ceci fait office de rapport de plagiat) et y ajouter des explications si besoin.


Autorisation à soutenir

L’autorisation de soutenance est délivrée si : (i) le doctorant a satisfait au nombre minimum d’heures de formations réparties dans les 3 types de formations préconisées par le CED (120 HF), (ii) le doctorant est à jour sur sa page personnelle ADUM (publications, communications,…), et (iii) les rapports des deux rapporteurs autorisent la soutenance.

L'autorisation de présenter en soutenance une thèse est accordée par le chef d'établissement, après avis du directeur de l'école doctorale, sur proposition du directeur de thèse.

Les rapporteurs doivent être extérieurs à l'école doctorale et à l'établissement du candidat et être habilitées à diriger des recherches (HDR).    
Il peut être fait appel à des rapporteurs appartenant à des établissements d'enseignement supérieur ou de recherche étrangers. Dans ce cas là, assurez -vous que ce rapporteur à l'Equivalent HDR (Necéssité d'avoir déjà encadré des doctorants) ou un titre de professeur.
 
Un rapporteur ne doit pas avoir participé aux travaux de la  thèse. Il doit être un expert dans le domaine et apporter un oeil neuf.
Les membres du comité de suivi individuel (CSI), ne peuvent pas être rapporteurs, mais ils peuvent faire partie du jury en tant qu' examinateurs et président du jury.

Les rapporteurs font connaître leur avis par des rapports écrits sur la base desquelles le directeur de l'école doctorale autorise la soutenance.
Ces rapports sont communiqués au jury et au candidat avant la soutenance.

Prévoir l'envoi du manuscrit aux rapporteurs 2 mois avant la soutenance, afin de recevoir les rapports 1 mois avant la date de soutenance.


Jury

L’arrêté ministériel portant sur la formation doctorale est entré en vigueur le 25 mai 2016. Il précise le rôle des directeurs ou co-directeurs de thèse quand ils participent au jury.

I.    Choix des rapporteurs
Les deux rapporteurs doivent être HDR, ou équivalents HDR(1,2), extérieurs au site grenoblois et à l’ED d’inscription du doctorant, et ne pas être impliqués dans la thèse (pas de participation à l’encadrement scientifique de la thèse, pas de publication commune avec le doctorant). Dans le cas d'une co-tutelle, ils ne peuvent pas appartenir aux établissements signataires de la convention sauf clause spécifique mentionnée dans ladite convention.
Les rapporteurs peuvent ne pas faire partie du jury de soutenance.

II.    Règles de composition du jury de soutenance de thèse

1.    Le jury doit comporter au moins 4 membres et 8 au maximum (directeur de thèse compris). Il est fortement recommandé (en cas d'absence inopinée) de prévoir au moins 3 extérieurs et 3 Professeurs ou assimilés.

2.    Le jury doit être composé, pour au moins la moitié, de membres extérieurs, c'est-à-dire hors site grenoblois et hors ED, et n'ayant pas été impliqués dans la thèse.

3.    Le jury doit être composé pour au moins la moitié de Professeurs ou assimilés : PU, PUPH, DR EPST (CNRS INRIA, INRAE, INSERM, IFSTTAR, IRD, INED), Astronome, Physicien, Professeur ou Professeurs assimilés des Universités étrangères.
Attention : ne sont pas considérés comme PR ou assimilés les DR des EPIC (CEA, CNES, ONERA, IRSN, BRGM, ONF, SNCF, INA, ADEME, ANDRA, CSTB, LNE,…)

4.    Si le directeur de thèse est membre du jury de thèse, il est pris en compte dans les ratios.

5.    Un co-directeur(3) de thèse rattaché à un organisme externe au site grenoblois et externe à l’ED pourra être membre du jury de thèse (il sera jury non délibérant). Il sera pris en compte dans les ratios comme membre interne.

6.    Les co-encadrants(3) de thèse peuvent participer à la soutenance, mais uniquement en qualité « d’invité ». Ils ne sont pas pris en compte dans le décompte des membres et donc dans les ratios. Les invités, surtout s’il s’agit de co-encadrants, peuvent être mentionnés sur la page de garde du manuscrit de thèse, avec les qualités "Invité, co-encadrant" ou "Invité".  Ils pourront être amenés à intervenir lors de la soutenance de thèse, sur invitation du Président du jury.

7.    Les directeurs et co-directeurs ne signant pas le PV de soutenance, il est recommandé qu'il y ait au moins 3 membres signataires du PV de soutenance.

8.    Le président du jury est PR ou assimilé, en exercice, et n'est pas un encadrant de la thèse.
9.    Un CV bref (mentionnant, en particulier, le titre académique, l'employeur et les encadrements de thèse) est demandé pour chaque membre du jury. Dans le cas de membres étrangers, le titre et/ou la fonctions doivent apparaitre clairement.

 Un jury standard comporterait 5 membres (dont le directeur de thèse) avec au moins 3 extérieurs et 3 PR ou assimilés.
Il est fortement recommandé que le jury comporte au moins un représentant universitaire de l’UGA ou d’une université française, rompu à l’exercice.


Cas particuliers

1.    Une personnalité non académique titulaire d’un doctorat peut être membre du jury. Dans le cas contraire (non docteur) cette personnalité ne pourra participer au jury qu’en qualité de membre invité. Des dérogations restent possibles à titre exceptionnel, pour qu’une personnalité non titulaire d’une doctorat  participe au jury comme membre examinateur,  à la condition que cette dernière ne soit pas impliquée dans la thèse.  Ces dérogations nécessiteront un CV (5)et un argumentaire détaillé du directeur de thèse.
2.    Une personnalité non académique (même grenobloise) est extérieure si elle n'est pas impliquée dans la thèse.
3.    Un membre émérite (PR, DR ou MCF) peut faire valoir son diplôme (HDR) pour être rapporteur ou examinateur pour une thèse. En revanche, il ne peut plus faire valoir son rang PR ou assimilé.
4.    Un professeur honoraire ou retraité peut être examinateur dans un jury, mais ne peut pas être considéré comme HDR ni PR ou assimilé.


III. Parité

La composition du jury doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes (Art. 18 du décret). Cet équilibre étant difficilement atteignable dans certaines disciplines, un objectif raisonnable est qu'il y ait au moins une femme et un homme dans chaque jury.
Un bilan sera régulièrement fait pour détecter d'éventuelles dérives et s'assurer que statistiquement la représentation en genre dans les jurys est comparable à celle des sections CNU concernées.


 IV. Thèses en cotutelle

Pour les thèses en cotutelle, les règles ci-dessus peuvent être assouplies. En particulier, la proportion de membres extérieurs pourra être plus faible (au moins 1/3). Par contre, sauf cas très particulier ayant été mentionné dans la convention, il convient de respecter les règles concernant les rapporteurs (2 HDR ou équivalent extérieur) et la proportion de PR ou assimilé.


V. Délibération

La délibération doit se tenir en deux phases :
    - La première, pendant laquelle l’ensemble des membres du jury (incluant les membres de jury impliqués dans la thèse) pourra apporter les informations ou précisions supplémentaires utiles.
    - La seconde, lors de laquelle ces derniers peuvent être invités par le président du jury à quitter la salle de délibération ou pour le moins ne pas intervenir pour la décision finale d'attribution du diplôme.

Ces règles seront jointes au dossier de soutenance pour transmission au président du jury qui conduira les discussions selon les pratiques qu'il jugera appropriées.

Cas de visioconférences :
L'utilisation de la visioconférence pour assister à la soutenance est permise par l'arrêté. Il convient néanmoins d'en faire état au moment du dépôt du dossier de soutenance. Le Président du jury ne peut pas être en visioconférence. Le président du jury et le doctorant doivent être physiquement dans la même salle.


 VI. Signatures PV/rapport de soutenance

1.     Le PV de soutenance (recto du document) est signé par le jury hors directeur(s) et invités.
2.    Le rapport de soutenance est signé par l'ensemble des membres du jury (hors invités). Le rapport doit porter la mention "La décision d'admission a été prise par les membres du jury hors les directeurs de thèse, encadrants invités et invités, non délibérants".
3.     Lorsqu'un membre du jury a utilisé la visioconférence, le Président indique sur le PV (recto) "Visioconférence" et signe pour ordre "P.O. M. Untel", donc en lieu et place du membre distant. Concernant le rapport de soutenance, le président signe pour ordre en indiquant "P.O. M. Untel". La demande de dérogation pour participation au jury par visioconférence doit être établie avant la soutenance, et jointe au PV de soutenance. Les signatures "P.O. M. Untel" ont même valeur que les signatures des membres présents.
4.    Un membre absent lors de la soutenance (sans visioconférence) ne signe ni le PV ni le rapport. Le Président indique "Absent" sur le PV.
5.    Toute modification manuscrite des fonctions, grades, adresses des membres du jury est strictement interdite(4).
6.    Le PV devra faire apparaître clairement le LIEU et l’heure de la soutenance.


VII. Gestion des absences de membre(s) du jury.

Principe général : l'utilisation de la visioconférence est à privilégier.

Absence de membre(s) du jury de soutenance sans possibilité de visioconférence :

1.     Si les contraintes de validité du jury sont toujours respectées, la soutenance peut avoir lieu. Les membres absents sont déclarés comme tels sur le PV de soutenance et ne signent pas le PV.
2.     Si, compte-tenu des absences annoncées, le jury n'est plus valide et si le temps le permet, il est possible de modifier sa composition pour en rétablir la validité. La nouvelle composition devra être communiquée le plus tôt possible à l'ED pour validation par l'établissement et édition du nouveau PV de soutenance pour signature à l'issue de celle-ci.
3.     Si l'absence inopinée d'un membre du jury est déclarée peu avant la soutenance sans possibilité de le remplacer pour assurer la validité du jury, la participation à la soutenance par téléphone est tolérée. Le président applique la même procédure qu'en cas de visioconférence.
4.     Dans la situation précédente, si la solution téléphonique n'est pas possible, la soutenance devra être reportée.

Exemple 1 :     Soit un jury standard avec 5 membres dont le directeur de thèse. Il y a donc au minimum 3 extérieurs et 3 PR ou assimilé. Si un membre extérieur est absent, le jury reste valide avec 4 membres dont 2 extérieurs et au moins 2 PR ou assimilé.

Exemple 2 :     Soit un jury avec 6 (8) membres dont 3(4) extérieurs. En cas d'absence d'un extérieur, un membre interne (par exemple le directeur de thèse) doit se retirer du jury. La condition sur les PR ou assimilé doit être remplie.

Exemple 3 :     Soit un jury avec 4 membres dont 2 extérieurs. Si un membre extérieur est absent (même un rapporteur), la soutenance est reportée. Si un membre interne est absent, il pourra être remplacé au pied levé par un autre membre interne, sous réserve d’accord du directeur de l’ED et de l’équilibre professeur et assimilé.



(1)   

a.    L’équivalence HDR d'un enseignant-chercheur étranger est acquise par défaut pour les collègues étrangers dont les fonctions sont équivalentes à PR (document « Arrêté du 10/2/2011 »). Un CV complet de ces collègues est requis lors de la constitution du dossier de soutenance.
b.    Pour les collègues n’entrant pas dans cette catégorie :  L’évaluation de la légitimité d’un collègue étranger à rapporter sur une thèse doit, autant que possible, être analysée par le comité HDR de l’ED dont relève la thèse. Ce dernier est le plus à même de statuer sur l’adéquation entre le dossier du collègue d’une part et ce qui est requis d’autre part pour être autorisé à soutenir une HDR au sein de cette ED.

    Exemple de critères pouvant servir de base d’analyse :
- Une dizaine d'années d'expérience en R&D,
- Bon dossier de publications
- Expériences d'encadrement doctoral, attestées e.g. par des publications avec les doctorants.
- Pertinence du CV pour le domaine spécifique lié à la thèse

(2)    En cas de doute, pour éviter tout problème au dernier moment, merci de faire valider l'équivalence par le directeur adjoint du collège.
(3)    Le statut de directeur ou co-directeur de thèse ne peut être donné qu’à un PR ou assimilé, à une personnalité  titulaire de l’HDR, ou  bénéficiant d’une dérogation ponctuelle instruite par le comité HDR de l’ED  de rattachement du doctorant, et validée par la commission de la recherche du conseil académique (article 16 de l’arrêté du 25 mai 2016).
(4)    En cas d’erreur constatée dans les noms, fonctions, grades ou adresse d’un ou plusieurs membres du jury, le président peut faire la demande de correction(s) sur une feuille séparée. Un changement dans le grade ou la fonction d’un membre du jury peut conduire à remettre en cause la validité du jury.
(5)    Pour les personnalités étrangères : titre exact dans la langue d’origine et équivalence au titre de l’arrêté du 11 février 2011.




Publié le 9 juin 2020