Comité de Suivi Individuel (CSI)

Le CSI (Comité de Suivi Individuel) est obligatoire pour toute réinscription. Le compte rendu de CSI doit être transmis à l'Ecole Doctorale avant le 31 octobre de chaque année. L'objectif est d'avoir un meilleur suivi des travaux de thèse en s’assurant que 1/ les objectifs fixés en début de thèse avancent dans le bon sens et 2/ que les engagements encadrant/doctorant sont bien respectés (cf la charte du doctorat et la convention de formation signées en début de thèse). En cas de difficultés scientifiques ou relationnelles, le comité peut jouer un rôle de médiation ou d'alerte à l’EDCSV. Dans tous les cas, l'avis du comité est consultatif.
L'utilisation de la visio conférence est autorisée.
 
  • Les modalités du CSI présentées ici, revêtent un caractère OBLIGATOIRE.

  • Extraits de l’arrêté du 25 mai 2016 sur la formation doctorale :
« Article 13 - Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien au directeur de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse. Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement».
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 « Article 11 - L’inscription est renouvelée au début de chaque année universitaire par le chef d’établissement, sur proposition du directeur de l’école doctorale, après avis du directeur de thèse et, à partir de la troisième inscription, du comité de suivi individuel du doctorant. »


Composition du CSI

Outre le doctorant, son directeur de thèse (et, le cas échéant, le co-directeur ou co-encadrant), le CSI est composé de trois autres membres :

- Deux membres sont titulaires de l'HDR (habilitation à diriger des recherches) et doivent être extérieurs à l'équipe, au moins un des deux étant extérieur au laboratoire. Ces membres extérieurs sont choisis pour leurs expertises dans le champ disciplinaire du projet de thèse. L'une de ces personnalités extérieures assure la présidence du CSI.

- Un troisième membre du jury est proposé par le doctorant. Cette personne peut participer à la discussion scientifique et joue le rôle de tuteur du doctorant.Elle doit posséder un emploi permanent à caractère scientifique (chercheur, enseignant, personnel technique…) et ne doit pas avoir de liens d’intérêt avec la direction de thèse (pas de collaboration scientifique en cours ni de publications communes au cours des trois dernières années).

Les membres du jury doivent alerter l'Ecole Doctorale en cas d'éventuels problèmes identifiés.

Les membres des CSI s’engagent à respecter la confidentialité des informations scientifiques (et non scientifiques) issues des entretiens.


La composition du CSI sera communiquée à l'ED par le doctorant, pour validation,  avant la tenue de la première visite (1).


ATTENTION :
Les membres du CSI ne peuvent pas être rapporteurs pour la soutenance de thèse mais ils peuvent être examinateurs.


Fréquence des CSI

  • Le comité se réunira (au minimum) 2 fois si la durée de la thèse n'excède pas 3 ans :
  • La première visite (CSI 1) se fera au cours de la première année de thèse (entre juin et octobre) et le compte-rendu (CR) sera exigé pour l’inscription en 2nde année (à transmettre avant le 31 octobre à l'ED).
  • La seconde visite (CSI 2) se fera au cours de la 2nde année (entre juin et octobre) et le CR sera exigé pour l’inscription en 3ème année ((à transmettre avant le 31 octobre à l'ED).
  • Une visite supplémentaire sera exigée par l'ED pour une inscription en 4ème année de thèse (2).

Cas particuliers

  • Un CSI sera formé et se réunira au moins une fois dans les cas d’une co-tutelle internationale.
  • Les doctorants au sein des  organismes internationaux (EMBL, ESRF, ILL) qui ont leur propre formule de CSI, définie par le programme doctoral de ces organismes, feront parvenir à l'EDCSV une copie de leurs rapports. L'inscription en 2ème année ou 3ème année de thèse sera conditionnée à la remise de ce rapport.
  • Dans le cas d'une thèse menée conjointement avec une activité professionnelle, le calendrier de réunions du CSI sera déterminé au cas par cas.


Déroulement des réunions du CSI :

  • Préalablement à la réunion du CSI, le doctorant devra envoyer quelques jours auparavant, un rapport d’étape (3) permettant aux membres extérieurs du CSI de se familiariser avec le sujet de thèse.
     
  • Le jour de la visite, le doctorant devra présenter l'état d'avancement de ses travaux de thèse, les formations suivies, au cours d'un exposé oral d'au moins 30 minutes suivi d'une discussion d'au moins 1 heure. Cet exposé oral devra préférentiellement se faire en anglais. Lors de la seconde visite du CSI, les perspectives de publication (et/ou de brevet), le projet professionnel et la proposition d'un échéancier pour la 3ème année devront être discutés.
     
  • Cet exposé et cette discussion seront suivis :
    • d'un entretien entre l'étudiant et les membres du CSI, sans la présence du directeur de thèse (cette phase du CSI est indispensable);
    • d'un entretien entre les membres du CSI avec le directeur de thèse, sans la présence du doctorant;
    • d'un entretien final de synthèse avec toutes les parties.

       
  • À l'issue de la réunion, un CR (Formulaire-type pour le compte-rendu du CSI à télécharger ici) est rédigé de façon collective, sous la responsabilité du président, et transmis à l’ED au plus tard le 31 octobre, à l'adresse suivante : Magali.Pourtier@univ-grenoble-alpes.fr.  Il n'est pas necessaire de transmettre l'original papier par courrier. Ce  compte-rendu doit indiquer l'avis du comité sur l'avancement du projet de thèse, la maîtrise par le doctorant de son projet, les difficultés rencontrées et les recommandations du comité pour la poursuite de la thèse. Le rapport, signé par tous les membres du CSI (signatures électroniques acceptées), est transmis par le président à l'EDCSV (magali.pourtier@univ-grenoble-alpes.fr). Chaque membre du CSI peut faire remonter un commentaire confidentiel à l'EDCSV. Ces comptes rendus seront pris en compte et signés par la direction de l'EDCSV. Ils pourront donner lieu à une rencontre avec l'ED, en cas de problème identifié.

Les frais liés à l'organisation des visites du comité sont à la charge de l'équipe et/ou de l’unité de recherche.


 

L'équipe de direction d’EDCSV


(1) EDCSV peut y déléguer un membre du bureau (ou un représentant) en cas de problème identifié dans le déroulement de la thèse.

La validation peut se faire par mail : indiquer alors les noms, grades, HDR (ou non), laboratoires, et expertises des membres que vous proposez pour votre comité. Précisez bien dans votre message votre nom, celui de votre (vos) encadrant(s) et le nom de votre équipe/laboratoire. Envoyez ce message au correspondant de l’ED pour votre laboratoire (cf ci-dessous).

  • Pour les doctorants des laboratoires : DCM, DPM, CERMAV,  ILL, LIPHY, PAVAL vous devez transmettre ces informations pour validation à Guy.royal@univ-grenoble-alpes.fr 
  • Pour les doctorants des laboratoires: IBS, LPCV, ESRF, EMBL, BGE, BCI vous devez transmettre ces informations pour validation à Nicole.thielens@ibs.fr  
  • Pour les doctorants des laboratoires :LCBM, SYMMES, Institut Neel, TIMC, LNCMI vous devez transmettre ces informations pour validation à pascale.maldivi@cea.fr
  • Pour les doctorants des laboratoires : LECA, LBFA, HP2, IRSTEA, IAB, GIN vous devez transmettre ces informations pour validation à  claire.vourch@univ-grenoble-alpes.fr

(2)    Les prolongations de thèse sont dérogatoires. Elles doivent conserver un caractère exceptionnel et devront dans tous les cas être motivées et financées. Si une inscription en 4A est nécessaire pour permettre la soutenance de la thèse, il ne sera pas demandé de 3ème CSI si le doctorant est en fin de rédaction et soutient avant le 31/12 de l’année en cours.

(3)    Le rapport d’étape (5-10 pages) doit permettre aussi aux membres du CSI d’évaluer les qualités rédactionnelles du doctorant.